L'archiviazione e la digitalizzazione dei dati possono aiutare a migliorare l'operatività per gli amministratori di condominio. Vediamo quali sono i sistemi che semplificano l'attività di amministrazione condominiale.

 

Chi svolge l'attività di amministratore di condominio è chiamato a conservare e proteggere numerosissimi documenti cartacei. Gli amministratori di condominio si trovano a gestire un numero consistente di dati che, spesso, sono sensibili e richiedono una particolare attenzione. Per superare questo problema non vi è procedura migliore se non quella dell'archiviazione e della digitalizzazione dei dati. A tal fine può tornare utile un sistema di archiviazione documentale elettronico. Di cosa si tratta? Come funziona? Scopriamolo insieme.

  1. Archiviazione e digitalizzazione dei dati, cos'è?

L'archiviazione e la digitalizzazione dei dati sono due processi che permettono di archiviare qualunque tipo di documento cartaceo oppure digitale, indicizzandolo con una configurazione specifica, in modo da poterlo reperire e consultare in maniera molto facile. Ciò avviene con l'aiuto di un supporto informatico. Con questa procedura si evita la possibilità di usura. Oltre a essere molto pratica, la digitalizzazione permette anche di ridurre gli spazi che normalmente servirebbero per gli archivi di tipo cartaceo. Inoltre, abbassa anche i tempi necessari per reperire informazioni di cui non si ricorda fisicamente la posizione.

  1. Come funziona l'archiviazione digitale

Per recuperare i dati negli archivi digitali, la procedura è molto semplice. Basta fare una ricerca per parole chiave. Inoltre, la digitalizzazione permette anche di trasmettere facilmente via mail dei contenuti di valore ai propri fornitori, nonché ai colleghi che si trovano a distanza. Tale procedura, inoltre, permette di rispondere facilmente alle richieste dei condomini, soprattutto a quelle più urgenti. Si tratta di una gestione molto più comoda, soprattutto nei casi in cui vi è necessità di un riscontro immediato come, ad esempio, per furto, deterioramento o per i traslochi.

  1. Altri vantaggi della digitalizzazione dei dati

Oltre a quelli già citati, vi sono numerosi altri vantaggi nella digitalizzazione. Questo sistema innovativo permette di gestire facilmente le informazioni e, quindi, rende molto più produttiva l'attività dell'amministratore di condominio, accelerando i tempi di risposta. In più, vi è un risparmio anche in termini ambientali perché non vi sarà uno spreco di carta. Un altro vantaggio sta nel fatto che sarà molto più difficile che i documenti possano andare perduti. Salvando i dati sul cloud e condividendoli, oltre ad avere un accesso più rapido si riduce anche il rischio di poterli perdere fisicamente. La cosa importante è salvarli in modo adeguato e secondo uno specifico criterio. Quello che cambia è il modo in cui si possono archiviare i dati.

  1. I differenti approcci nell'archiviazione e digitalizzazione dei dati

Possiamo intendere due tipologie di archiviazione e digitalizzazione di dati utili per gli amministratori di condominio. Vi sono l'archiviazione sostitutiva e quella elettronica.

 

L'archiviazione sostitutiva permette di dematerializzare totalmente il cartaceo. Quindi si potranno avere copie con valore legale dei documenti che sono stati archiviati. Per procedere con questo tipo di archiviazione bisogna seguire le indicazioni tecniche previste nell'articolo 44 del CAD. Ovvero ogni singolo documento deve essere firmato digitalmente. Inoltre, bisogna anche indicare i metadati e i riferimenti, nonché una marca temporale per garantire la veridicità del documento. Per utilizzare la digitalizzazione di tipo sostitutivo, è necessario avere un software ad hoc che viene fornito da alcuni provider in rete a costi medio alti.

 

L'archiviazione elettronica, invece, è quella più “classica” e include tutte le pratiche che rendono i documenti cartacei in una forma più fruibile, per garantire una semplice consultazione direttamente dai dispositivi digitali. Quindi le “carte” non saranno legate strettamente alla fisicità degli archivi. Piuttosto, saranno comunque presenti in ufficio ma, al tempo stesso, le ricerche di ogni genere saranno molto più facili.

  1. La gestione condominiale in versione “digitale”

Dunque, anche la digitalizzazione elettronica di tipo “classico”, che è normativamente slegata da qualunque valore legale, permette una modalità di conservazione dei dati che ottimizza la gestione di un ufficio condominiale. Potrebbe anche essere utile considerare l'uso di un'interfaccia per i condomini: sarebbe una sorta di area riservata dove i residenti possono andare a verificare parte dei dati e consultarli. Per questo tipo di digitalizzazione ci sono tantissimi open software utili. Parliamo di sistemi totalmente gratuiti che abbattono l'utilizzo di toner, di carta e quindi garantiscono il rispetto del pianeta.

  1. La svolta green e tecnologica per gli amministratori di condominio

L'archiviazione e la digitalizzazione dei dati per gli amministratori di condominio rappresenta una svolta sicuramente green e molto più pratica. È da prendere in considerazione specialmente per quegli studi di amministratori di condominio che vogliono tenersi al passo con i tempi e salvaguardare il rapporto con i condomini in termini di trasparenza. La svolta è “ambientalista” perché vi è una diminuzione degli spazi dedicati all'archiviazione dei documenti, ma anche dell'utilizzo di materiali deperibili. Vi è, però, un fattore da non sottovalutare che riguarda la sicurezza dei dati: deve essere sempre garantita.

  1. La sicurezza e la tutela nella fase di archiviazione digitale dei dati

In un mondo sempre più corrotto da virus informatici è necessario mettere in campo tutti i tipi di sistemi di sicurezza tecnologica che garantiscano la tutela dei dati archiviati digitalmente. Dunque, non bisogna mai pensare di poter gestire con superficialità questi tipi di archivi quanto, piuttosto, va sempre chiesta una consulenza specializzata in modo tale da garantirsi nel tempo il riparo da qualunque cyber attacco. Inoltre, bisogna anche prendere in considerazione eventuali imprevisti legati all'hardware, che potrebbero danneggiare i dati in modo irreparabile. Valutati questi fattori, si potrà avere un tipo di archiviazione pratica, comoda e veloce, che permetterà di ottenere numerosi vantaggi come quelli citati, e renderà le pratiche degli amministratori di condominio molto più fluide. Questo sistema potrebbe rappresentare una svolta in termini green e cibernetici verso la transizione digitale necessaria per questa categoria. Queste pratiche, al tempo stesso, potrebbero anche dare incentivi agli amministratori, al fine di costruire un rapporto sempre più trasparente con i condomini.

 

 

 

 

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