Badge digitale e privacy: il Garante chiarisce l’obbligo di DPIA. Le responsabilità per l’amministratore
La crescente digitalizzazione nella gestione di cantieri e accessi condominiali porta con sé nuove e inderogabili responsabilità in materia di privacy. Con recenti pareri e un consolidato orientamento, il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha rafforzato l’interpretazione dell’art. 35 del GDPR, rendendo la Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) un passaggio obbligato in molti casi di utilizzo di badge elettronici.
Per l’amministratore di condominio, comprendere questo quadro normativo non è più un’opzione, ma una necessità per operare in conformità e mitigare rischi legali significativi.
Il nuovo scenario normativo: perché la DPIA è diventata centrale
L’adozione di sistemi di badge per il monitoraggio degli accessi non è una novità, ma la sua interpretazione alla luce del GDPR è in continua evoluzione. Se in passato tali sistemi erano visti principalmente come strumenti di sicurezza, oggi la loro capacità di raccogliere e sistematizzare dati personali li qualifica come trattamenti potenzialmente ad alto rischio.
Il Regolamento UE 679/2016 (GDPR) impone al Titolare del trattamento di valutare preventivamente i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Quando il sistema di badge non si limita ad aprire un varco, ma registra in modo strutturato identità, orari, turni e movimenti dei lavoratori, si configura un monitoraggio sistematico che attiva l’obbligo di una DPIA. L’orientamento del Garante italiano è ormai consolidato nel considerare tali trattamenti delicati e meritevoli di un’analisi d’impatto formale.
I criteri legali: quando la DPIA è obbligatoria
Secondo l’art. 35 del GDPR e le linee guida europee, l’obbligo di redigere una DPIA è inequivocabile quando il trattamento dei dati tramite badge presenta almeno due delle seguenti caratteristiche:
- Monitoraggio sistematico su larga scala: Il controllo degli accessi riguarda un numero significativo di persone (lavoratori di più imprese, fornitori, personale) o si estende a più cantieri o stabili gestiti da un unico sistema.
- Raccolta di dati sensibili o altamente personali: Il sistema utilizza dati biometrici (es. impronte digitali) o è in grado di tracciare modelli comportamentali.
- Utilizzo di nuove tecnologie: L’impiego di piattaforme cloud che aggregano i dati per generare report, statistiche o alert automatici è considerato un fattore di rischio intrinseco.
- Trattamento di dati di soggetti vulnerabili: I lavoratori dipendenti sono considerati “soggetti vulnerabili” a causa dello squilibrio di potere nel rapporto con il datore di lavoro o il committente.
La presenza di anche solo due di questi elementi rende la DPIA non solo consigliata, ma un preciso dovere giuridico.
Il ruolo e la responsabilità diretta dell’amministratore
Nel contesto di appalti in condominio o in cantiere, l’amministratore non è un soggetto passivo. La normativa lo identifica con ruoli precisi che comportano responsabilità dirette:
- Committente e Titolare del Trattamento: Anche quando i lavori sono affidati a un’impresa esterna, l’amministratore, in qualità di committente che definisce le finalità (la sicurezza del cantiere), è co-titolare o comunque ha l’obbligo di vigilare sulla conformità del fornitore.
- Responsabilità solidale: In caso di trattamento illecito dei dati, la responsabilità può ricadere non solo sull’impresa esecutrice, ma anche sul committente per culpa in eligendo (mancata scelta di un fornitore conforme) o in vigilando (mancata vigilanza).
L’amministratore ha quindi il dovere legale di accertarsi che chiunque operi per conto del condominio utilizzando tali tecnologie sia pienamente conforme al GDPR.
Cosa significa questo per il futuro?
L’orientamento delle autorità di controllo è chiaro: la gestione degli accessi digitali deve essere progettata secondo i principi di privacy by design e by default. Ignorare l’obbligo di DPIA espone il condominio e l’amministratore a sanzioni amministrative pecuniarie che possono arrivare fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato.
Francesco Venunzio
